Das Kinderbüro Basel ist weit über die Nordwestschweiz hinaus bekannt. Als Fachinstanz leisten die 7 Mitarbeitenden Projekt- und Konzeptarbeit für kindergerechte Stadtraumgestaltung, Mitwirkung und Kinderrechte. Bei allem Engagement für die spannenden Arbeitsinhalte erhalten Nebensachen wie Dokumentgestaltung und -ablage, Buchhaltung etc. weniger Aufmerksamkeit. Das wird bisweilen zum Problem, wenn zum Beispiel eine Mitarbeiterin wichtige Grundlagen für ein Projekt nicht findet. Oder wenn ihre Kollegin eine Vorlage neu erstellt, obwohl sie - vielleicht sogar in besserer Qualität - schon vorhanden wäre.

Im Rahmen einer Organisationsentwicklung hat sich das Team mit dieser Problemstellung befasst. Moderiert von Anna Katharina Bertsch und Stephan Burla entstand eine Prozesslandkarte. Darin zeigten sich ausgeprägte Stärken in den Kernprozessen, z.B. in der Projektarbeit mit Erwachsenen und Kindern. Die Schwächen in den Supportprozessen verbesserte das Team wie folgt:

• für jeden wichtigen Supportprozess ein:e Prozesseigner:in bestimmen
• die Rolle der Prozesseigner:in mit Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung definieren
• und diese Rolle mit der Geschäftsleitung gut abstimmen.

In einer teaminternen Standortbestimmung freut sich das Team über die Anfangserfolge: Die als erste angepackten Prozesse konnten erheblich verbessert werden, Rollen und Aufgaben sind klarer. In einem Follow-Up mit bcp zeigt sich ein Jahr später jedoch, dass die guten Vorsätze wieder aus dem Sichtfeld gerutscht sind. Künftig gehört eine Prozess-Retrospektive in den jährlichen Führungskalender und sorgt für regelmässige Aufmerksamkeit. Manchmal sind es die Nebensachen, die verbessert werden müssen – damit sie den Hauptsachen nicht im Weg stehen.

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Autor: Stephan Burla