BCM in a nutshell
BCM befasst sich mit bestehenden Risiken, deren potentiellen Auswirkungen und beschreibt die zu ergreifenden Massnahmen, um die Geschäftigkeit einer Organisation zu gewährleisten. Ein Handbuch für den Notfall sozusagen.
Und damit unterscheidet sich BCM vom Risikomanagement einer Organisation. Risikomanagement ist das "Präventionsprogramm" für die Überwachung und Steuerung existenter Risiken. Durch gezieltes Risikomanagement wird die Eintretenswahrscheinlichkeit der bestehenden Risiken und deren negative Auswirkungen auf die Organisation minimiert. Wo Risikomanagement aufhört setzt BCM an. Wird aus einem theoretischen Risiko ein reales Ereignis, folgt die Phase des Notfalls, in der ein Normalbetrieb nicht stattfinden kann. BCM klärt alle zu beantwortenden Fragen vom Eintritt des Ereignisses bis zur abgeschlossenen Wiederherstellung des Normalbetriebs (vgl. Grafik links unten).
BCM und Risikomanagement sind als unterschiedliche Managementprozesse miteinander verbunden, sozusagen das Kombipaket, damit eine Organisation auch bei Unerwartetem handlungsfähig bleibt.
Von der Theorie in die Praxis – BCM im kantonalen Steueramt Solothurn
"Mit Hilfe von bcp gelang es uns ein einfaches aber effizientes BCM-Konzept zu erarbeiten. Mit einem pragmatischen Prozess konnten wir ein vollständiges BCM etablieren, dass von allen internen und externen Partnern getragen wird." Daniel Uebelhart |
Dass BCM nicht nur in Produktionsbetrieben oder in der Privatwirtschaft ein wichtiges Instrument darstellt, zeigt das Beispiel des kantonalen Steueramts Solothurn. Weil sich das Amt kontinuierlich verbessern will, wurde ein Projekt zur Entwicklung und Etablierung eines einfachen BCM gestartet. Dabei entstand – unterstützt durch bcp – im kleinen Kreis und in laufender Absprache mit dem Amt für Informatik und Organisation als wichtigstem Partner ein einfach verständliches BCM mit folgenden Inhalten:
- Eine Übersicht über die bestehenden IT-Systeme
- Ein Asset Inventar mit den relevanten Assets wie Gebäudeinfrastrukturen oder Personen
- Eine aktuelle Prozessübersicht, welche die BCM relevanten Prozesse aufzeigt
- Eine Sammlung identifizierter Risikoszenarien mit deren Auswirkungen auf den Betrieb
- Business Continuity Pläne für die relevanten Prozesse bei Eintritt der jeweiligen Risikoszenarien
Kernelement für die Umsetzung des BCMs sind Sensibilisierungsmassnahmen (Kommunikation und Schulung) sowie ein pragmatischer Betriebsprozess im Jahresverlauf: Damit ist für alle klar, wer die Pläne und Massnahmen aktualisiert und welche internen und externen Stakeholder dabei einbezogen werden.
Erfolgsfaktoren für die Erarbeitung und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess eines BCM
Das Beispiel des kantonalen Steueramts Solothurn zeigt: Die Erarbeitung des BCM-Konzeptes ist erst der Anfang. Wie aber gelingt es, ein BCM in die Jahresprozesse zu integrieren und lebendig zu halten? Daniel Uebelhart vom kantonalen Steueramt Solothurn umschreibt die für ihn zentralen Erfolgsfaktoren:
"Deshalb ist es uns gelungen, das BCM in unsere alltäglichen Betriebsprozess zu integrieren:
- Leadership: Es besteht eine klare Führung und Unterstützung durch die Leitungsebene des Steueramts. Wir als Vorgesetzte nehmen BCM als wichtiges Thema ernst und deshalb wird es nicht vernachlässigt.
- Breite Abstützung über die gesamte Organisation: BCM ist nicht nur Sache der Leitungsebene oder der Informatik, es betrifft sämtliche Geschäftsbereiche. Wir mussten dieses breite und abteilungsübergreifende Bewusstsein zuerst aufbauen, jetzt aber ist es ein wichtiger Teil unseres BCM-Jahresplans und der kontinuierlichen Verbesserung.
- Regelmässige Sensibilisierung und Übungen: Mit einfachen aber wirksamen Sensibilisierungsmassnahmen, holen wir unsere Mitarbeitenden in vertretbaren Abständen ins "BCM-Boot". Zudem überprüfen wir die Wirksamkeit unserer BCM-Pläne periodisch durch einfache Übungen.
- Externe Partner in die Pflicht nehmen: Im Rahmen des BCM-Erarbeitungsprozesses haben wir den Austausch mit unseren externen Partnern intensiviert und auch deren BCM-Prozesse gemeinsam überprüft. Für uns ist es unerlässlich, dass auch unsere Partner in einem Ereignisfall über ein BCM der für uns relevanten Prozesse verfügen."
… noch mehr Praxis?
Hat der Beitrag Ihr Interesse geweckt oder möchten Sie auch in Ihrer Organisation an einem Handbuch für den Notfall arbeiten?
Gerne laden wir Sie zum 30. bcp Round Table vom Donnerstag, 19. September 2024 ein. Am Anlass zeigen wir gemeinsam mit der ara region bern ag, wie das Zusammenspiel zwischen Theorie und Praxis eines einfachen BCM funktioniert. Weitere Informationen dazu finden Sie auf unserer Homepage: bcp Round Table 30
Autor*innen: Roman Macchi, Laura Dubler