Weniger ist mehr - Wieso Arbeit an der Struktur mehr ist, als die Kästchen, die man im Organigramm verschiebt…

Im vergangenen Jahr haben wir im Sozialdepartement der Gemeinde Horw ein Organisationsprojekt gestaltet und dabei selber viel gelernt.

Ausgangspunkt war die Frage, wie die Aufgaben und Ressourcen im Sozialdepartement Horw neu verteilt werden können. In den vorangegangenen Jahren waren neue Aufgaben hinzugekommen, während andere wegfielen, jedoch blieben die historisch gewachsenen Strukturen bestehen. Wir begaben uns auf eine spannende, halbjährige Reise mit dem Team, auf der wir die aktuelle Situation genauer betrachteten, visionär in die Zukunft dachten und zuletzt die Visionen in konkrete Anpassungen der Struktur und Zusammenarbeit übersetzten:

Eine systematische Betrachtung der Situation offenbarte zahlreiche komplexe Herausforderungen: Von der hohen Fallauslastung in der Sozialhilfe über den Fachkräftemangel, der auch Gemeindeverwaltungen dazu zwingt, attraktive und vielseitige Stellen mit Entwicklungsmöglichkeiten anzubieten, bis hin zu einem Wandel der gemeindlichen sozialen Arbeit, weg von starren Angeboten für spezifische Zielgruppen hin zu projekt- und themenspezifischer Arbeit. Zusätzlich stellen die zunehmende Alterung der Gesellschaft und die Migrationsströme neue Anforderungen an die Leistungen der Gemeinde.

Ein gemeinsam erarbeitetes Zielbild zeigte klar: Um diesen Herausforderungen zu begegnen und Wirkung zu erzielen, müssen die bisher isolierten Abteilungen und Aufgabengebiete zusammenrücken und übergreifend gedacht und gestaltet werden.

Wir entwickelten auf kreative Art und Weise Strukturvarianten und dachten dabei weit und breit. Daraus leiteten wir konkrete Anpassungen in Struktur sowie Verteilung von Aufgaben und Ressourcen ab.

Am Ende des Prozesses sind die Veränderungen auf dem Papier überschaubar: Das Organigramm sieht nach dem Prozess nur leicht verändert aus. Hat sich der ganze Prozess überhaupt gelohnt? Christoph Lenz, Abteilungsleiter Soziales meint: „Ja! Denn es ist weit mehr passiert als das Verschieben von Kästchen!"

  • Der Prozess fand unter breiter Beteiligung des Teams statt. Die gegenseitige Verständigung, sowie bereichsübergreifendes Denken und Handeln wurden geübt. Das Departement ist damit näher zusammengerückt.
  • Die gemeinsame Vision dient als Identifikationspunkt mit Aussagen zur Wirkung, dem Angebot, sowie dem Selbstverständnis aber auch der Art der Zusammenarbeit.
  • Die zentrale Rolle der Administration als Drehscheibe im Departement wurde deutlich. Dabei wurde klar, dass alle ihre Arbeit neu denken müssen, damit diese Drehscheibe ihr volles Potenzial entfalten kann.
  • Um im Bereich Gesellschaft zielgruppenübergreifender zu arbeiten, wurden starre Zuständigkeiten nach Zielgruppen aufgeweicht. In Zukunft wird mehr projektbezogen gearbeitet und die Schwerpunkte mit Blick auf die gewünschte Wirkung im Team gesetzt. Dies steigert die Attraktivität der Jobprofile.
  • Der Prozess hat deutlich gemacht, dass es viele Hebel gibt, wie man "im Kleinen" mehr Miteinbezug und übergreifendes Arbeiten fördern kann.
  • Aus Sicht bcp wurde das Departements-Team zudem darin gestärkt, in der Gemeinde sowie gegenüber der Politik gemeinsam sichtbar zu sein und sich stärker zu positionieren.

Unser Fazit aus dem Prozess:

Die Arbeit an Strukturen müssen nicht immer zum grossen Wurf führen, die alles auf den Kopf stehen. Wirkung zeigt ein gemeinsamer Prozess auf vielen Ebenen: Eine gemeinsame Ausrichtung schafft Orientierung, der Dialog fördert übergreifendes Denken und das Verständnis für gemeinsame Herausforderungen und Ansatzpunkte in der zukünftigen Entwicklung.

Und zu guter Letzt braucht es eine vertrauensvolle, transparente Zusammenarbeit zwischen Auftraggebenden, Projektteam und Beraterinnen, um eine erlebnisreiche Reise wirkungsvoll zu gestalten. Wir danken dem Team des Sozialdepartements für das uns entgegengebrachte Vertrauen und die Offenheit und wünschen Ihnen für die weiteren Entwicklungsschritte nur das Allerbeste!

 

Autorinnen: Eva Abegg, Anna Katharina Bertsch