Klassische Herausforderungen in Projekten

Um zu verstehen, warum HERMES bei der Umsetzung eines Vorhabens durchaus einen Beitrag leisten kann, schauen wir uns zuerst einmal die klassischen Herausforderungen an, die uns in der Projektarbeit begegnen:

• Klarheit über die Wirkungsziele und die erwarteten Ergebnisse
  Nur wenn ein gemeinsames Verständnis darüber besteht, was durch ein Vorhaben genau erreicht werden soll, ist eine zielorientierte Projektarbeit möglich. Neben definierten Wirkungszielen, die den erwarteten Nutzen des Projekts beschreiben, ist es auch wichtig zu wissen, welche konkreten Ergebnisse erwartet werden. 
• Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten
  Das gemeinsame Verständnis über die Rollen, Zuständigkeiten und Aufgaben im Projekt sind eine wichtige Basis für eine gute Zusammenarbeit. Fehlt hier die Klarheit, kann es im Projektverlauf immer wieder zu Unsicherheiten, Leerläufen und sogar zu Konflikten kommen.
• Klarheit über das Projektvorgehen
  Damit effizient an einer Umsetzung gearbeitet werden kann muss allen Beteiligten klar sein, wie das gemeinsame Vorgehen zur Zielerreichung aussehen soll. Dabei gehören neben den grundsätzlichen Rahmenbedingungen (z. B. welche terminlichen Vorgaben gelten? Welche Vorgaben gelten für die Dokumentation des Projektfortschritts?) auch die Bedingungen der Zusammenarbeit (z.B. wie stellen wir die Kommunikation sicher? Wie organisieren wir unsere Sitzungen? Was passiert wenn wir uns nicht einig sind?).

Diese drei Herausforderungen haben eines gemeinsam: Effiziente und zielführende Projektarbeit verlangt vor allem Klarheit und ein gemeinsames Verständnis. Dazu muss sichergestellt werden, dass die Projektmitarbeitenden eine gemeinsame Sprache sprechen. Was passieren kann, wenn diese gemeinsame Sprache fehlt zeigt die gescheiterte Mission des Mars Climate Orbiter. Diese scheiterte daran, dass die Projektbeteiligten unterschiedliche Masseinheiten verwendeten (ein Team arbeitete mit dem metrischen System, das andere mit dem imperialen System). Dieses Beispiel mag ein wenig extrem erscheinen, Tatsache ist jedoch, dass ohne sorgfältige Klärung der gemeinsamen Sprache und Begrifflichkeiten zu Beginn eines Projektes häufig Konflikte und Leerläufe entstehen. So können die Ergebnisse dann oft nicht innerhalb der vereinbarten zeitlichen, finanziellen und/oder inhaltlichen Rahmenbedingungen erreicht werden.

Was kann HERMES dazu beitragen diese Herausforderungen zu meistern?

• Einheitliche Sprache
  HERMES bietet, zumindest für die Belange des Projektmanagements, eine einheitliche Sprache. Die Rollen und Verantwortlichkeiten werden für alle Projektformen grundsätzlich definiert. Ebenso werden die formalen Projektergebnisse und deren Inhalt festgelegt. Die gemeinsame Orientierung an den HERMES-Begrifflichkeiten und deren Definitionen hilft das gemeinsame Verständnis im Projekt sicherzustellen.
• Bewusste Klärung der wichtigen Fragen
  HERMES bietet für jeden Schritt im Projekt umfassende Vorlagen. Diese HERMES Mustervorlagen geben einen guten Überblick darüber, welche Inhalte im Projektverlauf gemeinsam erarbeitet werden müssen. Sie zeigen auf, welche inhaltlichen Überlegungen man sich machen sollte. Durch die strukturellen Vorgaben der zu erarbeitenden Inhalte können die Vorlagen gewährleisten, dass man sich mit allen kritischen Fragen zum Vorhaben und dessen Umsetzung bewusst auseinandergesetzt hat.
• Rollendefinition unter Berücksichtigung der Stammorganisation
  Die in HERMES definierten Projektrollen berücksichtigen auch die Stammorganisation. Dadurch wird die Verankerung der Projektergebnisse im Betrieb über den Projektabschluss hinaus gefördert.

Wie können wir die Vorteile von HERMES nutzen und gleichzeitig den administrativen Aufwand in engen Grenzen halten?

HERMES ist eine mächtige Projektführungsmethode, mit der auch grosse Projekte sicher und zielorientiert bearbeitet werden können. Geschickt eingesetzt kann HERMES auch in kleineren und mittelgrossen Projekten einen wichtigen Beitrag zum Projekterfolg leisten. Dazu sollte man folgende Tipps beachten:

• Sizing sorgfältig vornehmen
  Zu Beginn eines HERMES Projektes sollte man eine Einschätzung über die allgemeine Grösse des Projektes haben. Für HERMES 5.1 wird auf HERMES online ein "Sizing-Tool" angeboten. Mithilfe einer Vorlage, in welcher Sie grundsätzliche Fragen zum Projekt beantworten können (Grösse, Laufzeit, Komplexität, u.ä.), wird Ihnen direkt ein ZIP-File mit den Vorlagen für die empfohlenen HERMES Ergebnisse zur Verfügung gestellt.
• Bewusst entscheiden welche Ergebnisse wie erarbeitet werden sollen
  Überprüfen Sie die vom Sizing-Tool vorgeschlagenen Minimalergebnisse und entscheiden Sie bewusst, für welches Ergebnis es ein separates Dokument benötigt, wo man die Informationen sonst integrieren kann oder wo die Informationen bereits in anderen Dokumenten vorhanden sind. Wichtig ist, dass diese Entscheidungen bewusst getroffen und für alle Projektbeteiligten nachvollziehbar kommuniziert werden.
• Projektauftrag und Projektmanagementplan sorgfältig ausarbeiten
  Verzichten Sie nicht auf die sorgfältige Erstellung eines Projektauftrags. Dieses Dokument stellt die Verbindlichkeit des Auftrags auf allen Ebenen (intern und/oder extern) sicher. Ausserdem wird hier der Grundstein für das gemeinsame Verständnis bezüglich der Rollen, der Ziele und der Ergebnisse gelegt. Die im Projektauftrag definierten Ziele und Rahmenbedingungen bleiben für die gesamte Projektdauer verbindlich. Der Projektauftrag eignet sich auch bestens um die weiteren Minimalergebnisse der Initialisierungsphase darin zu integrieren und auf die Erstellung von separaten Dokumenten zu verzichten.
  Erstellen Sie auf jeden Fall einen Projektmanagementplan. Dieser hält fest, wie im Projekt zusammengearbeitet wird und wie die konkrete Projektplanung aussieht. Der Projektmanagementplant wird regelmässig im Sinne einer rollenden Planung überarbeitet. Sie können also im Projektverlauf immer wieder darauf zurückkommen und neue Erkenntnisse und Anforderungen für den Projektverlauf einfliessen lassen.

Sind Sie noch unsicher, was dies für Ihr konkretes Vorhaben bedeutet und wünschen sich Unterstützung bei der Initialisierung? Oder beschäftigen Sie weitere Fragen zum Thema Projektmanagement nach HERMES? Nehmen Sie mit mir Kontakt auf, ich stehe Ihnen gerne für einen unverbindlichen Austausch zur Verfügung.

Autorin: Ann-Kristin Rösli